Contoh Surat Tembusan: Panduan Lengkap & Praktis

Apr 27, 2026 by ADMIN 49 views

Guys, siapa sih yang nggak pernah bikin surat? Pasti semua pernah dong, ya? Mulai dari surat izin sekolah, surat lamaran kerja, sampai surat resmi buat instansi. Nah, pernah nggak sih kalian nemuin istilah "tembusan" di surat yang kalian buat atau terima? Kadang bingung juga ya, apa sih gunanya tembusan itu? Penting banget nggak sih?

Oke, biar nggak penasaran lagi, kali ini kita bakal kupas tuntas soal contoh surat yang ada tembusannya. Kita akan bahas mulai dari apa itu tembusan, kenapa penting, sampai gimana cara bikinnya yang bener. Siap-siap ya, biar kalian makin jago bikin surat resmi!

Apa Itu Tembusan Surat dan Kenapa Penting?

Jadi gini, guys, tembusan surat itu intinya adalah salinan surat yang dikirimkan kepada pihak lain yang tidak dituju langsung oleh surat tersebut, tapi punya kepentingan untuk mengetahui isi surat itu. Jadi, surat aslinya memang ditujukan ke satu orang atau instansi, tapi salinannya disebarkan ke pihak-pihak lain yang relevan. Ibaratnya, kayak kamu ngasih tahu teman kamu tentang sesuatu, tapi kamu juga ngasih tahu ke ibunya biar ibunya juga paham.

Nah, kenapa sih tembusan ini penting? Ada beberapa alasan utama, lho:

Informasi yang Merata: Dengan adanya tembusan, informasi penting yang ada di surat bisa tersebar ke pihak-pihak yang membutuhkan. Ini mencegah adanya miskomunikasi atau informasi yang terlewat. Semua orang yang berkepentingan jadi up-to-date.
Akuntabilitas dan Pengawasan: Tembusan juga berfungsi sebagai alat pengawasan. Pihak yang menerima tembusan bisa memantau sejauh mana tindak lanjut dari surat yang dikirim. Ini penting banget buat instansi atau perusahaan biar kerjaan nggak mandek dan semua berjalan sesuai prosedur.
Dasar Pengambilan Keputusan: Kadang, tembusan surat diberikan kepada atasan atau departemen lain yang keputusannya dipengaruhi oleh isi surat. Jadi, mereka bisa punya bahan pertimbangan yang cukup sebelum mengambil keputusan penting.
Arsip dan Bukti: Salinan tembusan juga bisa berfungsi sebagai arsip tambahan. Kalau sewaktu-waktu dibutuhkan sebagai bukti atau referensi di kemudian hari, tembusan ini sangat berguna.

Jadi, jelas ya, guys, tembusan itu bukan sekadar tambahan nggak penting. Justru, tembusan ini punya peran krusial dalam memastikan kelancaran komunikasi dan efektivitas sebuah surat resmi.

Kapan Kita Perlu Menggunakan Tembusan dalam Surat?

Nah, biar makin paham, kapan aja sih kita harus atau perlu banget pakai tembusan dalam surat? Ada beberapa skenario umum yang sering kita temui:

Surat Dinas atau Instansi: Ini dia nih, tempat paling sering kita nemuin tembusan. Misalnya, ketika kepala sekolah mengirimkan surat edaran ke seluruh guru dan staf, tapi surat itu juga ditembuskan ke Pengawas Dinas Pendidikan. Atau, ketika seorang manajer mengirimkan surat persetujuan cuti ke departemen HRD, tapi surat itu juga ditembuskan ke atasan langsung karyawan tersebut. Tujuannya jelas, biar semua pihak yang terkait langsung atau tidak langsung dengan keputusan itu tahu informasinya. Contoh lain, dalam surat perintah tugas, biasanya surat aslinya ditujukan kepada pegawai yang bersangkutan, tapi ditembuskan juga ke bagian keuangan (untuk urusan biaya perjalanan dinas), bagian umum (untuk urusan logistik), dan atasan langsungnya.
Surat Keterangan atau Pemberitahuan Penting: Misalnya, kamu bikin surat keterangan kelakuan baik dari sekolah untuk keperluan mendaftar beasiswa. Surat aslinya ditujukan ke panitia beasiswa, tapi mungkin perlu ditembuskan ke wali kelasmu atau ke bagian kesiswaan sekolah agar mereka tahu bahwa kamu sedang mengurus surat tersebut. Atau, pemberitahuan tentang perubahan jadwal rapat penting, surat aslinya dikirim ke peserta rapat, tapi ditembuskan ke sekretaris perusahaan atau pihak IT yang mungkin perlu menyiapkan ruangan atau teknologinya.
Surat Rekomendasi: Ketika kamu meminta surat rekomendasi dari dosen atau atasan lama untuk melamar pekerjaan atau melanjutkan studi, surat aslinya memang ditujukan ke pihak yang kamu tuju (perusahaan/universitas). Namun, seringkali surat ini juga ditembuskan kembali ke pembuat rekomendasi itu sendiri, atau mungkin ke departemen tertentu di institusi asalmu. Tujuannya agar mereka punya salinan dan tahu bahwa kamu sedang menggunakan rekomendasi mereka.
Surat Pengaduan atau Keluhan: Kalau kamu membuat surat pengaduan ke suatu departemen, misalnya ke bagian pelayanan pelanggan sebuah perusahaan, tapi kamu juga merasa perlu agar pihak manajemen atau direktur tahu tentang keluhanmu, maka surat itu bisa ditembuskan ke mereka. Ini bisa jadi cara agar pengaduanmu lebih diperhatikan dan ditindaklanjuti dengan serius.
Proses Koordinasi Antar-Departemen: Dalam sebuah organisasi besar, seringkali ada surat yang perlu dikoordinasikan antar beberapa departemen. Misalnya, departemen marketing mengajukan proposal kegiatan, suratnya ditujukan ke direktur utama, tapi juga ditembuskan ke departemen keuangan (untuk persetujuan anggaran) dan departemen legal (untuk kajian hukumnya). Ini memastikan semua departemen yang terlibat punya pemahaman yang sama dan bisa memberikan masukan.

Intinya, guys, kalau kamu merasa ada pihak lain yang memiliki kepentingan atau perlu mengetahui informasi dalam suratmu, meskipun dia bukan penerima utama, jangan ragu untuk memberikannya tembusan. Ini adalah praktik komunikasi yang baik dalam dunia profesional.

Struktur dan Penempatan Tembusan dalam Surat Resmi

Oke, sekarang kita masuk ke bagian teknisnya nih, guys. Gimana sih cara nulis tembusan di surat yang bener dan estetik? Penempatannya itu penting lho, biar suratnya kelihatan rapi dan profesional. Umumnya, bagian tembusan ini diletakkan di bagian paling bawah surat, setelah bagian penutup dan tanda tangan, tapi sebelum lampiran (jika ada).

Strukturnya cukup simpel. Kamu cukup menuliskan kata "Tembusan:" atau "Temb." (singkatan yang umum digunakan) diikuti dengan daftar pihak-pihak yang akan menerima salinan surat tersebut. Setiap pihak ditulis dalam baris baru, biasanya diawali dengan penomoran atau cukup dengan menyebutkan jabatannya.

Perhatikan contoh penulisan berikut:


[Bagian Isi Surat]



[Bagian Penutup Surat]


Hormat kami,



[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap & Jabatan Pengirim]



Tembusan:
1. Yth. Bapak/Ibu [Nama Jabatan Penerima Tembusan 1]
2. Yth. Bapak/Ibu [Nama Jabatan Penerima Tembusan 2]
3. Arsip

Beberapa poin penting yang perlu diperhatikan saat menulis tembusan:

Gunakan Sapaan yang Tepat: Jika ditujukan kepada pejabat atau pimpinan, gunakan sapaan "Yth. Bapak/Ibu [Jabatan]" atau "Yth. [Nama Pejabat] di [Tempat Bertugas]". Pastikan sapaannya formal dan sopan.
Konsisten: Pastikan format penulisan tembusan konsisten dari surat ke surat. Apakah kamu menggunakan nomor, bullet point, atau hanya daftar biasa.
Sebutkan Pihak yang Relevan: Hanya cantumkan pihak-pihak yang benar-benar memiliki kepentingan dengan isi surat. Jangan asal menambahkan orang hanya karena ingin terlihat banyak yang tahu.
Tambahkan "Arsip" jika Perlu: Seringkali, salinan surat juga disimpan untuk arsip pengirim. Kamu bisa menambahkan "Arsip" sebagai salah satu poin tembusan.
Perhatikan Jumlah Tembusan: Semakin banyak tembusan, semakin luas informasi tersebar. Pastikan jumlahnya sesuai dengan kebutuhan.
Posisi Kata "Tembusan": Tulis kata "Tembusan:" dengan jelas. Beberapa orang memilih membuat garis horizontal di atas tulisan tembusan untuk memisahkannya dari tanda tangan, ini opsional tapi bisa menambah kerapian.

Dengan penempatan dan format yang benar, tembusan akan terlihat profesional dan mudah dibaca oleh siapa saja yang memeriksanya.

Contoh Nyata Surat dengan Tembusan

Biar makin kebayang, yuk kita lihat beberapa contoh surat yang ada tembusannya dalam berbagai situasi. Ini dia:

Contoh 1: Surat Pemberitahuan Kegiatan OSIS


[KOP SURAT SEKOLAH]

Nomor : 123/OSIS-SMKN1/X/2023
Lampiran : 1 (Satu) lembar
Perihal : Undangan Rapat Persiapan
          Pentas Seni



Kepada Yth.
Ketua Panitia Pentas Seni OSIS
SMKN 1 Jakarta
Di Tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka persiapan acara Pentas Seni yang akan diselenggarakan pada tanggal 25 November 2023, kami selaku pengurus OSIS bermaksud mengundang Bapak/Ibu Ketua Panitia beserta seluruh anggota untuk hadir dalam rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal : Selasa, 7 November 2023
Waktu : Pukul 15.00 WIB - Selesai
Tempat : Ruang OSIS
Acara : Pembahasan Teknis Pentas Seni

Mengingat pentingnya acara ini, kehadiran Bapak/Ibu Ketua Panitia sangat kami harapkan.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.







Jakarta, 3 November 2023







Pengurus OSIS







(ttd)




[Nama Ketua OSIS]
Ketua OSIS



Tembusan:
1. Yth. Bapak Kepala Sekolah SMKN 1 Jakarta
2. Yth. Bapak/Ibu Wakasek Bidang Kesiswaan
3. Pembina OSIS
4. Arsip

Dalam contoh ini, surat undangan rapat ditujukan kepada Ketua Panitia. Namun, ditembuskan kepada Kepala Sekolah, Wakasek Kesiswaan, Pembina OSIS, dan arsip agar mereka mengetahui agenda kegiatan OSIS dan bisa memberikan arahan atau dukungan jika diperlukan.

Contoh 2: Surat Permohonan Izin Pinjam Gedung


[KOP ORGANISASI MAHASISWA]

Nomor : 015/HMJ-SI/FST/XI/2023
Lampiran : - 
Perihal : Permohonan Izin Penggunaan
          Gedung Serbaguna



Kepada Yth.
Kepala Bagian Umum dan Perlengkapan
Universitas Maju
Jl. Cendekia No. 1, Jakarta


Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya acara "Seminar Nasional Teknologi Informasi" oleh Himpunan Mahasiswa Jurusan Sistem Informasi, kami bermaksud mengajukan permohonan izin untuk menggunakan Gedung Serbaguna Universitas Maju pada:

Hari, Tanggal : Sabtu, 18 November 2023
Waktu : Pukul 08.00 - 17.00 WIB

Adapun agenda kegiatan terlampir bersama surat ini. Kami akan bertanggung jawab penuh atas kebersihan dan keamanan gedung selama acara berlangsung.

Besar harapan kami Bapak/Ibu dapat memberikan izin penggunaan gedung tersebut. Atas perhatian dan bantuannya, kami ucapkan terima kasih.








Jakarta, 5 November 2023


Hormat kami,
Himpunan Mahasiswa Jurusan Sistem Informasi





(ttd)




[Nama Ketua HMJ]
Ketua HMJ SI




Tembusan:
1. Yth. Dekan Fakultas Sains dan Teknologi
2. Yth. Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan
3. Arsip

Di sini, surat permohonan izin penggunaan gedung ditujukan ke bagian umum. Tapi, ditembuskan ke Dekan FST dan Wadek Bidang Kemahasiswaan agar mereka juga tahu dan bisa memberikan persetujuan atau dukungan dari level fakultas.

Contoh 3: Surat Pengantar Dokumen Lamaran Kerja


[Nama Pengirim]
[Alamat Pengirim]
[Nomor Telepon]
[Email]



Jakarta, 7 November 2023



Perihal : Lamaran Pekerjaan


Kepada Yth.
Bapak/Ibu Manajer HRD
PT. Sukses Bersama
Jl. Jendral Sudirman Kav. 123
Jakarta Selatan


Dengan hormat,

Berdasarkan informasi lowongan pekerjaan yang saya peroleh dari situs web [Nama Situs Web] pada tanggal 5 November 2023, saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Budi Santoso
Alamat : Jl. Merdeka No. 45, Jakarta Pusat
No. Telepon : 0812-3456-7890
Email : [email protected]


Dengan ini mengajukan diri untuk mengisi posisi sebagai [Nama Posisi yang Dilamar] di PT. Sukses Bersama.

Sebagai bahan pertimbangan, bersama surat ini saya lampirkan beberapa dokumen pendukung, antara lain:
1. Daftar Riwayat Hidup (CV)
2. Fotokopi Ijazah Terakhir
3. Fotokopi Transkrip Nilai
4. Fotokopi Sertifikat Pelatihan
5. Pas Foto Terbaru

Besar harapan saya agar Bapak/Ibu berkenan mempertimbangkan lamaran saya. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.










Hormat saya,









(ttd)





Budi Santoso





Tembusan:
1. Arsip

Dalam surat lamaran kerja, tembusan seringkali hanya untuk arsip pribadi si pengirim. Namun, dalam konteks yang lebih kompleks, misalnya jika kamu melamar pekerjaan di sebuah perusahaan multinasional dan perlu melampirkan surat pengantar dari universitas atau perusahaan sebelumnya, maka surat tersebut bisa ditembuskan ke pihak-pihak terkait di institusi asalmu.

Tips Tambahan Agar Surat Tembusan Efektif

Selain memperhatikan struktur dan penempatan, ada beberapa tips tambahan nih, guys, biar surat dengan tembusanmu makin efektif:

Pilih Pihak yang Tepat: Jangan asal menembusi banyak orang. Tembuskan hanya kepada pihak yang benar-benar punya wewenang, kepentingan, atau tanggung jawab terkait isi surat. Terlalu banyak tembusan bisa membuat suratmu terkesan 'membebankan' atau bahkan 'mengancam'.
Jelaskan Alasan Tembusan (Jika Perlu): Dalam beberapa kasus, terutama jika penerima tembusan mungkin tidak terlalu familiar dengan konteks surat, kamu bisa menambahkan catatan singkat atau kalimat penjelasan di badan surat mengapa surat ini ditembuskan kepada mereka. Tapi, ini jarang dilakukan dalam surat yang sangat formal.
Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas: Pastikan isi surat utamamu sudah jelas, padat, dan tidak ambigu. Semakin mudah dipahami isi suratnya, semakin efektif pula tembusan yang kamu berikan.
Perhatikan Urutan Penerima Tembusan: Jika ada urutan hierarki yang perlu diperhatikan, urutkan penerima tembusan sesuai dengan posisinya. Biasanya, yang lebih tinggi jabatannya diletakkan di urutan teratas.
Pastikan Ketersediaan Salinan: Sebelum menulis tembusan, pastikan kamu punya cara untuk membuat salinan suratnya. Dulu mungkin pakai karbon, sekarang lebih mudah pakai fotokopi atau bahkan salinan digital.

Dengan menerapkan tips-tips ini, surat resmi yang kamu kirimkan akan semakin profesional dan pesannya tersampaikan dengan baik ke semua pihak yang berkepentingan.

Kesimpulan: Tembusan, Kunci Komunikasi Efektif

Nah, gimana guys, sudah lebih tercerahkan soal contoh surat yang ada tembusannya? Ternyata, tembusan itu bukan sekadar formalitas, tapi punya fungsi penting banget dalam dunia profesional. Mulai dari memastikan informasi tersebar merata, sebagai alat akuntabilitas, sampai jadi dasar pengambilan keputusan.

Dengan memahami struktur, penempatan, dan kapan waktu yang tepat untuk menggunakan tembusan, kamu bisa membuat surat resmi yang lebih efektif dan komunikatif. Ingat, tujuan utama tembusan adalah agar informasi tersampaikan kepada pihak yang tepat dan relevan. Jadi, jangan ragu untuk menggunakannya saat memang diperlukan.

Semoga panduan lengkap ini bermanfaat ya, guys! Sekarang, kalau bikin surat, nggak ada lagi tuh yang bingung soal tembusan. Selamat mencoba dan sukses selalu dalam urusan surat-urusan surat-menyurat kalian!